Si sumas todo lo que cuesta la fiesta, incluido el lugar, la distribución típica en Bogotá se ve más o menos así:
- Comida y bebida: entre el 35 % y el 45 %. Es el rubro más grande, y tiene sentido, porque es lo que más recuerdan los invitados.
- Lugar: entre el 20 % y el 30 %. Un salón o casa de banquetes para 150 personas se mueve entre $2.500.000 y $3.500.000. Si la fiesta es en casa o en una finca familiar, este rubro desaparece.
- Decoración: entre el 10 % y el 20 %. El rango es amplio porque depende de si te quedas con la decoración base o vas por un montaje temático completo.
- Música y entretenimiento: entre el 8 % y el 12 %. El sonido con DJ ya viene en el plan; la hora loca, el karaoke o una banda en vivo se suman aparte.
- Fotografía y video: entre el 8 % y el 12 %. Es el rubro que más se recorta y del que más se arrepienten después.
- Imprevistos: entre el 5 % y el 10 %. No es opcional, porque siempre aparece algo.
Ejemplo con 150 invitadas. Con un presupuesto total de $13.000.000 a $18.000.000, el salón queda entre $2.500.000 y $3.500.000, el plan de comida y servicio en $7.400.000, la decoración temática entre $1.500.000 y $2.500.000 y la fotografía con video cerca de $1.500.000. El resto queda para música adicional, vestido e imprevistos.
Dónde se descuadran las cuentas
- Subestimar la comida y la bebida. La familia calcula el menú y olvida sumar menaje, mantelería, meseros y montaje. Cuando se cotiza por partes, esos costos aparecen al final y ya no hay margen; por eso el plan cerrado los incluye desde el principio.
- Contratar el lugar antes de saber cuántos van. Se reserva un salón para 200 personas y la lista termina en 90. Entonces se paga un espacio que sobra y la fiesta se ve vacía. Primero cierra la lista y después busca el lugar.
- No dejar margen para imprevistos. Una invitada de último momento o un transporte más caro porque el salón queda en Chía no hunden la fiesta si hay un 10 % guardado. En cambio, con el presupuesto exprimido al peso, todo se vuelve un problema.
Además, el pago en tres partes ayuda a no ahogarse: separas la fecha temprano con el 10 %, algo clave en temporada alta, y el grueso del dinero sale solo cuando el evento ya está cerca.